Avaliação

A avaliação de documentos consiste na atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou eliminação. Concretiza-se na definição de prazos de conservação administrativa e de destinos finais, fundamentados num conjunto de princípios, valores e critérios. Em Portugal, a portaria de gestão de documentos, aplicável às Autarquias Locais, é a Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril, a qual integra o Regulamento Arquivístico e a Tabela de Seleção.

A avaliação, sendo uma das fases do ciclo de vida dos documentos, permite racionalizar os recursos utilizados na sua gestão, contribui para a adoção de boas práticas de armazenamento, para a rápida e eficaz recuperação da informação, facilitando ainda o cumprimento do Regulamento Geral da Proteção de Dados (RGPD), na medida em que permite respeitar o princípio da limitação da conservação dos dados.

No Município de Lisboa, a avaliação de documentos é uma responsabilidade partilhada entre os serviços produtores e a Divisão de Arquivo Municipal, que a supervisiona.

A equipa de avaliação foi constituída em 2004 com o objetivo de avaliar a documentação que se encontrava nos seus depósitos e que nunca havia sido avaliada. Os trabalhos então desenvolvidos, evidenciaram a necessidade intervir a montante da entrada da documentação em Arquivo e em estreita articulação com os serviços produtores.

Atualmente, o trabalho da equipa de avaliação desenvolve-se em conjunto com as unidades orgânicas do Município de Lisboa, sendo a avaliação maioritariamente feita em espaços sob responsabilidade dos serviços municipais. Destes trabalhos resultam dois documentos: a Guia de Remessa que formaliza a entrada, nos depósitos de Arquivo, da documentação de conservação e o Auto de Eliminação que evidencia a eliminação controlada da documentação, de acordo com o previsto na Portaria em vigor.

Em 2024, foram avaliados de cerca de 1700 metros lineares de documentação, acumulada em diversos espaços, sob responsabilidade de 22 unidades orgânicas. Destes trabalhos resultou a eliminação controlada de 1.135 metros lineares de documentos (cerca de 41 toneladas de papel) e a entrada, nos depósitos de Arquivo, mais de 580 metros lineares de documentos de conservação permanente.

A documentação transferida para o depósito de Arquivo integra o plano de tratamento documental, nomeadamente descrição e digitalização, de modo a permitir o seu controlo, acesso e comunicação, seja para os serviços da CML ou para munícipes, de acordo com o Regulamento do Arquivo Municipal de Lisboa.